Center for Administrativ Service

Kort præsentation af centeret

Centeret er endeligt etableret pr. 1. august 2013, således at det nu omfatter afdelingerne; Koordinering og Ledelsesinformation, Økonomistyring og Finans, Personale og Forhandling, HR og Kommunikation samt Sekretariatet. 

Center for Administrativ Service (CAS) er etableret med det formål at skabe sammenhængende administrative serviceydelser for kommunens øvrige centre; herunder for ledelse, direktion og det politiske niveau. 

Centret ledes af en centerchef og 4 afdelingsledere. I 2013 har det primære fokus været på konsolidering af den ny center- og ledelsesstruktur og på at skabe et godt fundament for det videre samarbejde med kommunens øvrige centre. Der er i 2012 og 2013 implementeret nye administrative it-systemer. Det drejer sig om nyt økonomisystem, nyt løn- og personalesystem samt nyt mål- og budgetopfølgningssystem. Der arbejdes fortsat med at etablere solide driftsrutiner og arbejdsgange som understøtter og udnytter de nye systemmuligheder.   

Beretning

Etablering af nyt administrativt center
I 2013 har fokus især været på at sikre den interne sammenhængskraft i centret samt at opbygge det fundament, der fremadrettet skal understøtte en sikker drift og servicering af de øvrige centre. 

Ved samling af det ny center har centerledelsen, fokuseret på at etablere en såkaldt enhedsledelse. Det betyder bl.a. at der er indført ugentlige ledelsesmøder, hvor der sker fælles drøftelse af både driftsmæssige og strategiske problemstillinger. Dette for at sikre en sammenhængende ledelse internt i centret og en ens servicetilgang overfor centrets brugere og samarbejdspartnere. 

Der er i økonomiafdelingen gennemført en mindre organisationsjustering, der skal sikre en mere sammenhængende og effektiv servicering af centrene. I den forbindelse afprøves forskellige interne styringsredskaber som skal sikre videndeling og fælles prioritering og overblik. Det drejer sig bl.a. om fælles opgavelog, ny mødestruktur og indførelse af ugentlige tavlemøder. Hvor det tilfører værdi, vil ovennævnte tiltag også blive overført til de andre afdelinger.

Ved etableringen af centret er der foretaget justeringer i ledelsesstrukturen og der er sket flytning af opgaver mellem afdelinger. De nye samarbejdsflader og opgaver er beskrevet i et internt service- og ydelseskatalog. 

Implementering af nye systemer og tilretning af arbejdsgange

På løn- og personaleområdet er der implementeret yderligere moduler til det nye lønsystem; SD-løn fra Silkeborg Data. Det drejer sig bl.a. om nye moduler, der automatiserer arbejdsgange vedr. feriekort og fraværsadministration. Der er i samarbejde med KL gennemført arbejdsgangsanalyser med henblik på yderligere optimering af de løn- og personaleadministrative opgaver og der er gennemført en evaluering, og identificeret forbedringspotentiale, ift. de system- og arbejdsgangsændringer som blev implementeret i 2012. 

I 2013 er der udviklet et nyt Mål- og budgetopfølgningssystem, som sættes i drift i hele kommunen i 2014. Systemet skal sikre bedre gennemskuelighed og fælles økonomiopfølgning på tværs af centre. Dels har der på økonomiområdet været arbejdet intenst med implementering af det nye system og dels er der arbejdet med at etablere nye arbejdsgange og samarbejdsstrukturer med centrene som følge af den ny og bedre systemunderstøttelse. Det ny system muliggør månedlige budgetopfølgninger i chefgruppen. 

APV og Trivsel
Der er i 2013 gennemført lovpligtig APV og trivselsundersøgelse i kommunen. 1820 medarbejdere har svaret på undersøgelsen, hvilket svarer til en svarprocent på 62. Det overordnede billede er, at det på en række centrale områder går rigtig godt og direkte adspurgt er medarbejderne generelt tilfredse med deres job. Samtidig viser undersøgelsen en generel tildens til at vi skal styrke tværgående samarbejde og kommunikation. Med udgangspunkt i lokale resultater skal afdelingerne arbejde videre med konkrete indsatser for at forbedre trivsel og arbejdsmiljø. Undersøgelsen er tilrettelagt og gennemført af arbejdsmiljøorganisationen, der i samarbejde med HR også bistår de enkelte afdelinger med opfølgning og udarbejdelse af handleplaner. 

Fælles ledelsesgrundlag og ledersamlinger 
I 2013 er der udarbejdet et nyt ledelsesgrundlag, der samler de værdier og pejlemærker for ledelse, som kommunens ledere vil være kendt for. Det har været en inddragende proces, hvor alle kommunens ledere har været involveret i både udarbejdelse og drøftelse af forståelsen af det endelige ledelsesgrundlag. 

Der har været afholdt 2 ledersamlinger i 2013, der begge har været med fokus på ledelsesgrundlaget. På ledersamlingen i efteråret var ledelsesgrundlaget kogt ind til ni udsagn og 
vedtaget. Formålet med dagen var at tage det første skridt til forankring gennem forskellige dialogmetoder. Generelt er der stor tilfredshed med ledelsesgrundlaget og den inddragende proces, da det opleves som værdiskabende at der sker videndeling og involvering på tværs. 

Udbud 
Der er i 2013 gennemført 26 udbud, som samlet set medførte besparelser på ca. 7,3 mio. kr. CAS har arbejdet konsekvent med implementering af Udbudsstrategien, hvorefter alle udbud skal anvendes til at revurdere det serviceniveau, der ønskes udbudt. I 5 tilfælde har udbudsprocessen givet anledning til en ændring af serviceniveauet.

Økonomiopfølgning

Center for Administrativ Services (CAS) driftsregnskab for 2013 viser et forbrug på 91,3 mio. kr., jf. tabel 1. 
I forhold til oprindeligt budget på 145,2 mio. kr. er der et mindreforbrug på 53,9 mio. kr.

I forhold til det korrigerede budget på 106,2 mio. kr. er det et mindreforbrug på 14,9 mio. kr. heraf skal der overføres 2,6 mio. kr. til 2014, 8,9 mio. kr. lægges i kassen og 3,4 mio. kr. vedr. SOLT.

Budgetafvigelser

I det følgende beskrives de dele på de tre rammer, hvor der er størst afvigelse mellem det oprindelige budget og regnskabet.

1. Egen ramme
Centeret egen ramme dækker udgifter vedr. centerets egne medarbejdere m.v. samt IT-udgifter.
I forhold til det oprindelige budget på 52,8 mio. kr. er der et mindreforbrug på 5,0 mio. kr. og i forhold til korriget budget 5,7 mio. kr. Heraf skal overføres 1,1 mio. kr. til 2014.
 
Forskellen mellem oprindeligt og korrigeret budget på 0,7 mio. kr. skyldes, at puljen vedr. indkøbsreduktioner på 1,5 mio. er blevet realiseret og udmøntet til respektive enheder. Der er givet en tillægsbevilling på 0,9 mio. kr. til realisering af salg af EL fra solceller. Der blev reduceret i de respektive enheders budgetter og beløbet afsat i en pulje indtil endelig afklaring af størrelsen af EL salget vedr. solcellerne. Herudover er budgettet i løbet af 2013 blevet tilført netto ca. 0,3 mio. kr., som vedrører overførsel fra 2013, TR-kompensation, refusion fra barsels- og seniorpuljen samt reduktion af lønbudget i forbindelse med effektiviseringer. Endelig er IT-budgettet blevet reduceret med 2,0 mio. kr. jf. nedenstående.
Mindreforbruget i forhold til korrigeret budget er sammensat af flere elementer: Det har vist sig at den forventede besparelse på 939.000 kr. på solceller ikke helt  er effektueret. Derfor bliver de enkelte rammeansvarlige kompenseret med i alt 45.000 kr. i forbindelse med overførselssagen. De øvrige 895.000 kr. lægges i kassen.
På løn og øvrige udgifter er der et overskud på 1,1 mio. kr. Mindreforbruget på løn skyldes blandt andet der har været stillinger der har været vakante pga. fremtidige effektiviserings krav, personale udlånt til projekt NØPS (Nyt Personale og Økonomisystem) og ferieafholdelse fra nyansatte. På IT-udgifter er der et mindreforbrug på 3,7 mio. kr. jf. nedenfor.

IT-udgifter
Oprindelig budget var på 26,2 mio. kr. og skal dække udgifter til KMD/Fujitsu samt en række fag-applikationer. Applikationerne anvendes af institutionerne og til den almindelige drift af kommunens netværk. 
Det er et forbrug på i alt 20,5 mio. kr. I forhold til budgettet er det et mindreforbrug på i alt 5,6 mio. kr.
I løbet af året blev der overført 1,3 mio. kr. til IT-udgifter på biblioteket og der er reduceret med 0,7 mio. kr. Det korrigeret budget var herefter på 24,2 mio. kr. og mindreforbruget er på 3,7 mio. i forhold til det korrigeret budget. Det skyldes bl.a. KOMBIT’s og egne forhandlinger med KMD samt yderligere konsolidering i forbindelse med det nye økonomi- og personalesystem.”

2. Udenfor ramme
Rammen består af SOLT-projektet og administrationsbidrag fra forsyningsvirksomhederne m.v.

SOLT-projekterne
Ølstykke Kommune og Stenløse Kommune indgik i 2000 hver et ”Sælg og lej tilbage” (SOLT) arrangement omkring kommunernes skoler, Sandbjerg Komplekset i Stenløse og Stenløse Rådhus. Der er leasingarrangementer for i alt godt 1 mia. kr.

SOLT-projekterne er ”et lukket system”. Indtægterne fra salget er deponeret på en særskilt konto. Afkastet (renten) af den deponerede kapital går dels til at finansiere leasingafgiften (lejen for fortsat benyttelse af bygningerne) og dels til at sikre, at Kommunen kan tilbagekøbe bygningerne, når leasingperioden udløber.  

Det er kun leasingudgiften og kapitalforvalter-honorar som konteres under CAS. Den samlede økonomi vedr. SOLT-projekterne er beskrevet i et selvstændigt afsnit i årsrapporten.

Der var budgetteret med 50,7 mio. kr. til leasingudgifter m.m. til SOLT-projekterne. Forbruget til leasingudgifterne var på 14,9 mio. kr. i 2013, hvilket er et mindreforbrug på 35,8 mio. kr. i forhold til det oprindelige budget.

Budgettet til SOLT-projekterne blev reduceret med i alt 32,4 mio. kr. i løbet af 2013 på grund af lavere renter end forventet i budgettet samt ny aftale omkring leasingafgiften for Stenløse projekterne. Efter reduktionen udgjorde det korrigerede budget til leasingydelser 18,3 mio. kr., hvilket giver en mindreudgift på 3,4 mio. kr. i forhold til det korrigerede budget. 

Administrationsbidrag fra forsyningsvirksom-hederne m.v.
Egedal Kommune udfører administrative opgaver for forsyningsområdet, som betaler administrationsbidrag for løsningen af disse opgaver. Indtægten fra administrationsbidraget konteres under CAS. Administrationsbidraget udgår i takt med, at områderne overgår til selskabet. 
Der er en merindtægt på dette område på godt 0,3 mio. kr. i 2013 i forhold til budgettet.

I 2013 blev alle lønbudgetterne nedskrevet med 0,9% pga. nye skøn for lønudviklingen fra 2012 til 2013. I den forbindelse blev afsat en pulje på godt 0,3 mio. kr. til evt. afledte konsekvenser af nedskrivningen. Puljen er ikke blevet anvendt. 

3. Fælles ramme
Rammen dækker ordninger som CAS administrerer for den samlede organisation, blandt andet seniorjobordningen, elever, fælles løn- og uddannelsespuljer samt tjenestemandspensioner.

Der er et nettoforbrug på 32,3 mio. kr. I forhold til det oprindelige budget for 2013 på 45,0 mio. kr. er der et mindreforbrug på 12,7 mio. kr.

I forhold til det korrigerede budget for 2013 på 37,3 mio. kr. er der et mindreforbrug på 5,0 mio. kr. Heraf skal 1,5 mio. kr. overføres til 2014.

Den store afvigelse mellem det oprindelige budget og regnskabet skyldes først og fremmest, at lønpuljer (barsels-, senior-, TR-kompensations-, overenskomst- og trepartspulje) først fordeles til centrene, når lønaftaler m.m. er indgået, og dermed er der ikke forbrug på kontiene i regnskabet.

Herudover er der følgende forklaringer på afvigelsen mellem det oprindelige budget og regnskabet:

I 2011 ansatte vi 2 personer i seniorjob, i 2012 3 personer og i 2013 blev der ansat eller givet kompensation til 38 personer. Ansættelsesperioden for et seniorjob kan variere fra et par måneder til et par år. Der blev i budgettet 2013 afsat netto 2,8 mio. kr. til seniorjobordningen, og ved budgetopfølgningerne er der i alt givet tillægsbevillinger for netto 2,1 mio. kr. Det korrigeret budget blev herefter 4,9 mio. kr. 

Forbruget i 2013 blev på 4,5 mio. kr. og således et mindreforbrug på 0,4 mio. kr. i forhold til korrigeret budget. I 2013 blev der ansat hvad der omregnet til fuldtidsstillinger i 2013 svarer til 20,1 i seniorjob og 5,75 på kompensation. 
Antallet af fuldtidsstillinger svarer stort set til det forventede. Mindreforbruget på 0,4 mio. kr. skyldes, at lønniveauet for de enkelte seniorjobber varierer meget.

Barselspuljen, som dækker refusion udover dagpengerefusion, har i 2013 haft et forbrug på 6,9 mio. kr. Dette er 1,2 mio. kr. mindre i forhold til budgettet. De ansatte har i lighed med resten af befolkningen haft færre barsler, og budgettet blev ved budgetopfølgningerne reduceret med i alt knap 0,6 mio. kr. I forhold til korrigeret budget er der et overskud på 0,6 mio. kr.

Der er på elever et nettomindreforbrug på 0,4 mio. kr. i forhold til budgettet. Det skyldes hovedsagligt, at der er kommet flere indtægter fra Arbejdsgivernes Elevrefusion end forventet.

På uddannelsespuljerne for ledere og medarbejdere viser regnskabet i alt et forbrug på godt 1,4 mio. kr. svarende til et merforbrug på 0,9 mio. kr. i forhold til oprindeligt budget og et mindreforbrug på 1,2 mio. kr. i forhold til korrigeret budget. Forskellen skyldes, at der blev overført 0,9 mio. kr. fra 2012 til 2013 samt tilført trepartsmidler for 0,9 mio. kr. Herudover er der oveført godt 0,3 mio. kr. fra Direktionen til kompetenceudvikling og Styrket Kultur.
Mindreforbruget i forhold til korrigeret budget på 2,6 mio. kr. skyldes hovedsagligt to forhold:
Trepartsmidlerne til opkvalificering af ufaglærte på 0,5 mio. kr. vil først blive anvendt i 2014. De øvrige 0,7 mio. kr. skal oveføres til 2014 til igangværende uddannelser samt indsatser der ikke nåede at komme i gang.
Restbudgettet på i alt 1,2 mio. kr. skal overføres til 2014.

Budgettet til tjenestemandspensioner var på 19,5 mio. kr. og regnskab 2013 viser et forbrug på netto 19,6 mio. kr., så det svarer stort set til budgettet. 

Egedal Kommune har været selvforsikret vedrørende arbejdsskadeforsikringer siden 2011. Budgettet er blevet afsat på baggrund af en aktuarberegning fra 2012. I 2013 blev der afsat 3,1 mio. kr. 

Det samlede forbrug på godt 1,0 mio. kr. er fordelt med 0,4 mio. kr. på arbejdsskader, 0,2 mio. kr. på administrationsgebyr, 0,1 mio. kr. på administrationsbidrag til arbejdsskadestyrelsen samt 0,3 mio. kr. på erstatninger. 

Der er i alt et samlet mindreforbrug i 2013 på 2,1 mio. kr. 

Målopfølgning

Beskrivelsen af målopfyldelse kan ses i bilag til årsrapport.