Center for Borgerservice

Beretning

Center for Borgerservice (CBS) er sammensat af ydelser, som alle er rettet mod borgeren for straks-afklaring - såvel telefonisk, personligt eller digitalt, til biblioteker og myndighedsopgaver. CBS er organisatorisk delt op i følgende områder:

Digitalisering og Hjemmeside

Enhedens opgave er at lægge en klar digital vej, for borgerne, ind i Egedal Kommune og at sikre en hjemmeside, som er let tilgængelig for information og selvbetjening. Enhedens opgave er til dels profilering over for borgerne og samtidig at sikre, at organisationen med Center som Borgerservice som spydspids sikrer en klar og let adgang for, at borgerne kan betjene sig selv. Det betyder, at opgaven omkring digitalisering for alle enheder i Center for Borgerservice arbejder på, hvordan og hvilke løsninger vi kan bruge til dette.

Borgerkontakt (Borgertorvet)

Borgertorvet er borgerens indgang til kommunen. Enheden varetager opgaver, hvor borgeren enten får en straks-afklaring eller tilbydes ydelser, som bestilles og skal behandles, hvor andre udfører. I Borgerkontakt gives forskellig behandling for at opnå en ens service. Borgeren skal føle sig godt behandlet - selv om man ikke nødvendigvis får den ønskede ydelse.

Hjemmesiden sikrer at man som borger i Egedal Kommune har en let tilgængelig adgang til information og selvbetjening. Samtidig sikres, at de løsninger, Egedal Kommune stiller til rådighed, betyder at borgeren ønsker at bruge disse igen.

Den Tværfaglige Myndighed

Den Tværfaglige Myndighed er en bestiller- og myndighedsenhed, som i dag betjener borgere, der har behov for kompenserende støtte enten grundet alderdom eller handicap. Enheden visiterer ydelser til den enkelte borger - hovedsaligt ældre. Enheden forvalter borgerens ret til valget mellem offentlige og private leverandører. Endvidere arbejdes med rehabilitering i forhold til, at borgere efter længerevarende/eller alvorlige sygdomsforløb videst muligt bliver i stand til, at klare sig selv.

Biblioteker

Egedal kommune har to bemandede biblioteker, Smørum bibliotek og Ølstykke bibliotek samt et ”selvbetjeningsbibliotek” i Ganløse.

Ud over biblioteksdrift, f.eks. udlån af bøger og andet, er bibliotekerne en form for fremskudt borgerservice, hvor borgerne blandt andet kan få oprettet NEM- ID, hjælp til formidling og brug af offentlige hjemmesider og selvbetjeningsløsninger. Biblioteket er endvidere kendetegnet som et uformelt rum, hvor borgeren kan vælge enten bare at være tilstede eller deltage i bibliotekernes mangeartede foredrags- og undervisningstilbud.

2013 har for Borgerkontakt været præget af aflevering af opgaver til Den nye offentlige Myndighed ”Udbetaling Danmark”. Udbetaling Danmark har overtaget følgende opgaver fra kommunen:

  • Udbetaling af børnetilskud, børnefamilieydelse og underholdsbidrag (1.10.2012)
  • Udbetaling af barselsdagpenge (1.12.2012)
  • Udbetaling af folkepension og førtidspension (1.3.2013)
  • Udbetaling af boligsikring og boligydelse (1.3.2013)
  • Kontrol og opkrævning af ovenstående opgaver (1.3.2013)

 

Hele processen, fra at vælge medarbejdere til selve opgaveglidningen og til ny samarbejdsflade, har fungeret forholdsvis godt. Der er på kort tid oparbejdet et funktionelt samarbejde, som hele tiden udbygges mellem kommunerne og Udbetaling Danmark.

For, i fremtiden, at kunne leve op til de krav der stilles i forhold til ”Den fælles offentlige digitaliseringsstrategi”, er der i Center for Borgerservice, som det første center, arbejdet med processer, der skal bruges i det nye rådhus fra Borgertorvet.

Det har betydet, at man i borgerkontakt har arbejdet på at adskille front fra back, således at de opgaver, der er i butikken, kan løses ud fra et generalistisk syn. Medarbejderne har derved fået egentlige specialistopgaver, men er specialist i at ekspedere bredt og i at anvise borgerne til at betjene sig selv.

Digitaliseringsenheden har igangsat fase II, som ser på den øvrige del af Egedal kommunes organisation.

I ”Den fælles offentlige digitaliseringsstrategi”, er det følgende elementer der arbejdes med:

  • Digital post, hvor digitalisering i hele organisationen i Egedal Kommune er i gang med en proces, som understøtter den enkelte afdeling/enhed i at kunne sende digital post til borgere og virksomheder. Dette er allerede obligatorisk i forhold til virksomheder, hvor vi obligatorisk har sendt digital post fra 1. december 2013. Fra 1. december 2014 skal den enkelte borger, med undtagelse af de borgerere, der har dispensation, modtage digital post fra det offentlige.
  • Den fælles offentlige rammearkitektur, samt monopolbrudsprojektet, hvor CBS i 2013, har haft en mindre rolle.

 

Bibliotekerne har i 2013 startet en proces med fokus på at være borgerens rum, således at biblioteket kan bruges til spontane arrangementer m.m. Endvidere er der udarbejdet forslag for ”åbne biblioteker”, som betyder, at bibliotekernes åbningstider udvides, men hvor der i ydertidspunkterne ikke er noget personale.

Økonomiopfølgning

Driftsregnskab for 2013 viser et forbrug på 194,1 mio. kr., hvilket er 9,9 mio. kr. mere end det oprindelige budget på 184,2 mio. kr., jf. tabel 1.

I løbet af 2013 fik Center for Borgerservice tillægsbevillinger på i alt 9,2 mio. kr.

  • Lønregulering for Borgerkontakt og opnormering af personale i forhold til myndighedsdelen hos Den Tværfaglige Myndighed med 5,5 mio. kr.
  • Overførsel af merforbrug til løn fra 2012/2013, -2,7 mio. kr.
  • Tillægsbevilling ifm. betaling af administrationsbidrag til Udbetaling Danmark kr. 5,8 mio. kr.
  • Mindreforbrug på førtidspension med -2,2 mio. kr. som følge af ny pensionsreform pr. 1. januar 2013, samt hjemtagelse af mellemkommunal refusion.
  • Merforbrug på boligydelse/boligsikring 1,3 mio. kr. pga. flere lejeboliger og ændring af arbejdsopgave i forbindelse med overgang til Udbetaling Danmark.
  • Mindre udgifter til hjælpemidler - høreapparater med – 2,0 mio. kr. ifm. at opgaven blev flyttet til Regionen pr. 1. januar 2013.
  • Merforbrug på området for private leverandører af personlig og praktisk hjælp efter Servicelovens § 83 med 1,3 mio. kr.
  • Budgettet er korrigeret med 2,2 mio. kr., så udgifter og indtægter på handicapbiler matcher budgettet.

 

I forhold til det oprindelige budget på 184,2 mio. kr. er der tale om et merforbrug på 9,846 mio. kr., som hovedsageligt består af:

  • Mindreudgift til hjælpemidler/høreapparater efter Regionen overtog opgaven pr. 1. januar 2013 for i alt -1,4 mio. kr.
  • På førtidspension har der været et mindreforbrug/merindtægt for i alt -3,7 mio. kr.
  • Mindreforbrug til specialpædagogisk bistand til voksne på -0,9 mio. kr.
  • Merudgift i forbindelse med midlertidig beboelse til flygtninge på 0,4 mio. kr.
  • Merudgift til pleje og omsorg mv. af ældre og handicappede på 0,6 mio. kr.
  • Merudgift til sociale mål og enkeltydelser på kontanthjælpsområdet på 0,8 mio. kr.
  • Merforbrug på Sekretariat og forvaltninger på 13,9 mio. kr., som specificeres i nedenstående.

Budgetafvigelser

I det følgende beskrives de største afvigelser mellem det oprindelige budget og regnskabet.

Center for Borgerservice har i 2013 modtaget tillægsbevillinger for i alt 11,9 mio. kr., eksklusiv overførsel 2012/2013,  på grund af øget aktivitet.  Centeret kommer ud med et underskud på 0,4 mio. kr. Det skyldes primært følgende:

Pr. 1. januar 2013 overgik tilskud til høreapparater til regionen – men samtidig har der været en øget udgift til arm- og benproteser og udgifter til stomiprodukter, hvorfor det samlede mindreforbrug til hjælpemidler i alt udgør 1,4 mio. kr.

På førtidspension har der været et mindreforbrug på i alt 3,7 mio. kr., som bl.a. skyldes hjemtagelse af mellemkommunal refusion med 2,8 mio. kr. Herudover har der været en mindre tilgang end forudsat af nye pensionister som følge af pensionsreformen pr. 1. januar 2013.

På sekretariat og forvaltninger er der et merforbrug på 13,9 mio. kr. i forhold til det oprindelige budget, som fordeler sig med de største afvigelser således:

Borgerkontakt:

  • Større lønudgift - 2,8 mio.kr. - end der er budgetteret med. Borgerkontakt startede 2013 med et underskud for hhv. 2011 og 2012 med 1,750 mio. kr. for hvert år, som blev givet som tillægsbevilling ved budgetopfølgningen pr. 31. marts 2013. Herudover har borgerkontakt haft et merforbrug på lønudgiften.
  • Ifm. at arbejdsopgaver er flyttet til Udbetaling Danmark, skal kommunen betale 5,8 mio. kr. i administrationsbidrag.
  • Afholdt udgift af feriepenge for medarbejdere overgået til Udbetaling Danmark 0,2 mio. kr.
  • Merforbrug af lønudgift for rammeansvarlige for Bibliotekerne og Den Tværfaglige Myndighed på i alt 0,4 mio. kr.
  • Ansættelse af projektleder til BEF-samarbejdet (Ballerup, Egedal og Furesø kommuner) i forbindelse med § 60 IT-Selskabet på 0,5 mio. kr. og en halv medarbejder til projekt strategiske mål på 0,3 mio. kr. – i alt 0,8 mio. kr. 
  • Modtaget lønkompensation for udlån af medarbejder til §60-selskab IT-Forsyningen med 0,2 mio. kr.
  • Merforbrug på administrativ organisation er fordelt med:

a. Der er budgetteret med en indtægt på 0,9 kr. i forbindelse med Kontrolgruppens arbejde. I 2013 har Kontrolgruppen kun haft en sag med for meget udbetalt kontanthjælp. Sagen udgør 0,2 mio. kr.

b. Større udgifter til konsulentbistand i forbindelse med organisationsændring hvor der er sket adskillelse af Front og Back. Dette har givet en merudgift på 0,3 mio. kr.

c. Borgerkontakt fik i marts 2013 tillægsbevilling for at dække overførsel mellem årene på kto. 6 på uddannelseskontoen for 0,6 mio. kr., samt tillægsbevilling for udgifter til abonnementer og tolkebistand på i alt 0,5 mio. kr.

Den Tværfaglige Myndighed

  • Ansøgning om opnormering af personale i forhold til myndighedsdelen indenfor sundheds- og omsorgsområdet blev godkendt af byrådet i maj måned med 1,2 mio. kr.
  • Større lønudgift til afholdelse af hospitalskoordinatorfunktionen og øget lønudgift i forbindelse med vikardækning ved langtidssygemelding for i alt 0,8 mio.kr.