Direktion og Sekretariater

Præsentation af centeret

Under bevillingen for Direktion og sekretariater ligger en række opgaver, som understøtter Kommunalbestyrelsen, Direktionen og den øvrige organisation i at skabe en værdibaseret, udviklings-, kompetence- og serviceorienteret organisation. Fokus er på borgernes behov.

Under Kommunalbestyrelsen afholdes udgifter til Kommunalbestyrelsens aktiviteter, herunder møder og aflønning af politikkere samt diverse udvalg og nævn. Borgmestersekretariatet varetager sekretariatsfunktioner for Borgmesteren, Kommunalbestyrelsen og udvalg. Rammen for Direktionen indeholder lønbudget til direktion, centerchefer og personale knyttet til Direktionen. Under Direktionen ligger flere tværgående puljer m.m.

Udviklingssekretariatet - der er en stabsfunktion til Direktionen - består af følgende: Direktionssekretæren, Udviklingsteamet, Digitaliserings- og effektiviseringsteamet, samt eventuelle tidsafgrænsede strategiske projekter, hvilket lige nu omfatter NØPS (nyt økonomi- og personalestyringssystem).

Beretning

Det primære fokusområde for Direktionen og sekretariaterne har været på NØPS-projektet og de nye Mål- og budgetopfølgningsværktøj. Det nye Økonomi og Personale System) blev taget i brug primo januar 2013. På økonomisiden anvendes Prisme, og på personalesiden anvendes SD. Der blev afholdt kurser i 1. kvartal. I årets løb er der sket en række tilretninger af systemerne, og der er over for såvel Fujitsu som Silkeborg Data fremsat en række ønsker om forbedringer af funktionalitet samt integration de 2 systemer imellem.

Regnskabet for NØPS projektet afsluttes pr. 31. december. De overskydende midler påtænkes overført til Projekt ”PDD”, som omhandler køb og implementering af 7 SD applikationer, hvilket for alvor vil muliggøre en fuld digitalisering af de personaleadministrative funktioner – samt være forudsætningsskabende for en effektivisering af samme.  

Mål- og budgetlægningen for 2014 har fulgt principperne i det nye koncept. Formålet med den nye måde at udarbejde mål og budgetter på - og at foretage opfølgning på mål- og budgetter - har været at forenkle processen, sikre den røde tråd i Kommunens målarbejde, samt øge kvalitet og effektivitet i opgaven.

Der er øget fokus på helheder og det strategiske.

En konsekvens af den nye måde at foretage mål- og budgetopfølgning på er, at der nu foretages opfølgning hver måned. Denne proces er der sat strøm til gennem udvikling af MOB’en (mål- og budgetopfølgningssystem). Det betyder at arbejdsgange er blevet automatiserede, og at rapporter til dagsordner m.m. dannes automatisk.

Økonomiopfølgning

Budgetafvigelser

Driftsregnskabet for Direktion og sekretariater for 2013 viser et forbrug på 43,2 mio. kr. jf. tabel 1. I forhold til det oprindelige budget på 78,8 mio. kr. udgør mindreforbruget 35,6 mio. kr.

Set i forhold til det korrigerede budget på 46 mio. kr. udgør mindreforbruget 2,8 mio. kr.

Det samlede mindreforbrug på 35,6 mio. kr. i forhold til det oprindelige budget består af:

  • Mindreforbrug på 1,3 mio. kr. til Kommunalbestyrelsen, råd og nævn samt Borgmestersekretariatet.
  • Mindreforbrug på 34,7 mio. kr. på rammen under Kommunaldirektøren.
  • Mindreforbrug på 0,2 mio. kr. på øvrige direktørområder.
  • Merforbrug på 0,5 mio. kr. til Digitalisering og effektivisering under Social og sundhed.

 

Mindreforbruget skyldes i al væsentlighed puljer som er placeret under Kommunaldirektørens ramme.

I det følgende beskrives de dele af budgettet, hvor der er størst afvigelse mellem det oprindelige budget og regnskabet.

Kommunalbestyrelsen, råd og nævn

Kommunalbestyrelsen, råd og nævn har haft et mindreforbrug på 0,8 mio. kr. i forhold til oprindeligt budget. Mindreforbruget er sammenstyk-ket af mange små enkeltbeløb, men skyldes primært mødediæter og faste vederlag til Kommunalbestyrelsen.

Kommunaldirektørens ramme

Mindreforbruget på Kommunaldirektørens ramme udgør 35 mio. kr. i forhold til det oprindelige budget mens der set i forhold til det korrigerede budget er et merforbrug på 0,8 mio. kr.

Det skyldes, at Kommunaldirektørens ramme bl.a. består af en række puljer, som udmøntes ved budgetomplaceringer, hvilket reducerer det korrigerede budget. Det angår f.eks. budgetsikkerhedspuljen, hvoraf der er anvendt 11 mio. kr.

Herudover skal nævnes, at budgetrammen indeholder en forventet overførsel af mindreforbrug på 15 mio. kr. til 2014.

DOS – Fælles administration (Borgmestersekretariatet)

Borgmestersekretariatet har haft et merforbrug på 8.000 kr. i forhold til det oprindelige budget. Set i forhold til det korrigerede budget har der været et mindreforbrug på 0,9 mio. kr. Det skyldes vakancer, annoncer, information samt digitaliseringsprojekter.

Udviklingssekretariatet

Mindreforbruget i udviklingssekretariatet udgør 0,5 mio. kr. og vedrører udviklingsmidler og budgetmidler reserveret porteføljestyring.

Digitaliserings- og effektiviseringsteam

Mindreforbruget udgør 0,7 mio. kr. i forhold til det oprindelige budget.  Det skyldes et mindreforbrug fra digitaliseringspuljen samt et merforbrug til KOM-LIS og det nye Mål- og budgetopfølgningsværktøj.

Set i forhold til det korrigerede budget er der et mindreforbrug på 1 mio. kr. Forskellen mellem oprindeligt og korrigeret budget skyldes, at der i 2013 er tilført overførte mindreforbrug fra 2012 til etablering af §-60 selskab på IT-området samt til KOM-LIS og Mål- og budgetopfølgningsværktøjet.

Øvrige direktørområder

Mindreforbruget på de øvrige direktørområder skyldes mindreforbrug til løn og udviklingspuljer samt kompensation fra foreningen af kommunale IT-chefer for varetagelse af formandsposten.

Målopfølgning

Beskrivelsen af målopfyldelse kan ses i bilag til årsrapport.