Regnskabspraksis for Egedal Kommune

Indledning

Årsregnskabet for Egedal Kommune aflægges i overensstemmelse med budget- og regnskabssystem for kommuner.

I henhold til disse regler skal der udarbejdes et udgiftsregnskab, et omkostningsregnskab og øvrige oversigter og redegørelser. Hver af disse skal indeholde en række nærmere definerede opgørelser og oversigter.

Problemstillingerne i forbindelse med den anvendte regnskabspraksis retter sig primært mod omkostningsregnskabet og indeholder blandt andet en beskrivelse af de af Egedal Kommune trufne valg af regnskabspraksis, som ligger inden for budget- og regnskabssystemets muligheder.

Generelt om indregning og måling

Generelt har Egedal Kommune valgt at anvende transaktionstidspunktet som grundlag for registrering af indtægter og udgifter. I forhold hertil er der en række præciseringer, som er beskrevet nedenfor. 

I resultatopgørelsen indregnes indtægter i indtjeningsåret, forudsætningen er dog, at indtægten kan opgøres. I modsat fald indgår indtægten det følgende år. Ligeledes indregnes alle udgifter, som vedrører året, hvis udgifterne er opgjort og blevet faktureret.

I forhold til køb og salg af fast ejendom sker registrering af købet og salget på overtagelsesdagen med mindre, der ved overtagelsesdagen fortsat er betingelser, som med relativ stor sandsynlighed kan bevirke, at handelen ikke gennemføres.

Værdipapirer og kapitalandele

Børsnoterede obligationer og aktier måles til dagsværdi (kursværdi) på balancedagen. Ikkebørsnoterede værdipapirer måles til andel af indre værdi i henhold til senest godkendte årsrapport for pågældende selskab og lignende.

Værdiregulering af værdipapirer sker via egenkapitalen. Realiserede tab og fortjenester opgøres som forskellen mellem salgssum og bogført værdi pr. seneste 1. januar og registres via resultatopgørelsen.

Finansielle gældsforpligtelser

Finansielle gældsposter indregnes til restgæld.

Eventualforpligtelser herunder afgivne garantier

Afgivne garantier indregnes ikke i balancen, men anføres i fortegnelse over eventualforpligtelser. Forpligtelser anføres i årsregnskabet under fortegnelse over eventualforpligtelser.

Anlægsaktiver

Immaterielle anlægsaktiver

Immaterielle anlægsaktiver kan være såvel erhvervede som internt oparbejdede. Typisk vil der være tale om udviklingsomkostninger for eksempel investering i systemudvikling eller visse softwareudgifter samt patenter, rettigheder eller licenser.

Immaterielle anlægsaktiver måles til kostpris. Kostprisen for erhvervede aktiver opgøres som anskaffelsesprisen. Det enkelte immaterielle aktiv skal optages i anlægskartoteket, når det har en samlet værdi på mindst 100.000 kr.  

Internt oparbejdede aktiver opgøres til kostpris for køb med tillæg af direkte løn og indirekte udviklingsomkostninger.

Aktiverede immaterielle anlægsaktiver måles til kostpris med fradrag af akkumulerede afskrivninger.

Materielle anlægsaktiver

Grunde og bygninger, tekniske anlæg og maskiner samt andre anlæg, driftsmateriel og inventar måles til kostpris med fradrag af akkumulerede af- og nedskrivninger. 

Ikke operative aktiver som for eksempel arealer til rekreative, naturbeskyttelses- eller genopretningsformål samt infrastrukturelle aktiver som for eksempel veje værdiansættes ikke.

Der foretages ikke afskrivning på følgende aktiver:

  • Grunde
  • Grunde og bygninger bestemt til videresalg 
  • Aktiver under udførelse.

Afskrivningsgrundlag

Afskrivningsgrundlaget er kostpris med fradrag af forventet restværdi efter afsluttet brugstid. 

Med hensyn til afskrivningsgrundlaget er der nedenstående tilføjelser:

  • Ved bygninger, som anvendes til flere formål, er afskrivningen registreret på det område, som er hovedformålet med bygningsanvendelsen 
  • Maskiner samt andre anlæg, driftsmateriel og inventar optages i anlægskartotek og afskrives, når det enkelte aktiv har en kostpris på over kr. 100.000.

 

Kostprisen omfatter anskaffelsesprisen samt omkostninger direkte tilknyttet anskaffelsen indtil det tidspunkt, hvor aktivet er klar til at blive taget i brug.

Forbedringsudgifter sidestilles med anskaffelser, mens vedligeholdelsesudgifter anses som driftsudgifter.

Forbedringsudgifter i form af renoveringer, tilbygninger og udvidelser registreres sammen med det oprindelige aktiv eller opføres særskilt i anlægskartoteket. Hvorvidt renoveringen, tilbygningen eller udvidelsen registreres særskilt eller sammen med det oprindelige aktiv afhænger af, om tilgangens afskrivningsprofil afviger fra det oprindelige aktivs afskrivningsprofil.

Afskrivningernes størrelse

Der foretages lineære afskrivninger baseret på følgende vurdering af aktivernes forventede brugstider:

Bygninger

  • Bygninger anvendt til administrative formål (Rådhuse mv.) 45-50 år
  • Bygninger anvendt til serviceydelser (Skoler, SFO, daginstitutioner, idrætsanlæg mv.) 25-30 år
  • Diverse øvrige bygninger (kiosker, pavilloner, parkeringskældre mv.) 15 år.

 

Indretning af lejede lokalers indretning afskrives over 10 år eller over lejekontraktens varighed.

Tekniske anlæg, maskiner, større specialudstyr og transportmidler

Tekniske anlæg, ledninger og stikledninger 75 år (anskaffet før 1980) eller 100 år (anskaffet efter 1980)

  • Forsinkelsesbassiner mv. 50 år
  • Pumpestationer mv. 20 år
  • Øvrige tekniske anlæg mv. 20-30 år
  • Maskiner 10-15 år
  • Specialudstyr 5-10 år
  • Transportmidler 5-8 år.

Inventar

  • IT og andet kommunikationsudstyr samt større servere 3 år
  • Kontorinventar samt inventar på institutioner 3-5 år
  • Driftsmateriel (El- og vvs-udstyr, legepladsudstyr, værktøj, måleapparater og instrumenter) 10 år.

Finansielt leasede materielle anlægsaktiver

Leasingkontrakter vedrørende materielle anlægsaktiver, hvor kommunen har alle væsentlige risici og fordele forbundet med ejendomsretten (finansiel leasing), måles ved første indregning i balancen til nutidsværdien af de fremtidige leasingydelser. Ved beregning af nutidsværdien anvendes leasingaftalens interne rentefod som diskonteringsfaktor eller en tilnærmet værdi for denne. Finansielt leasede aktiver behandles herefter som øvrige materielle anlægsaktiver.

Den kapitaliserede restleasingforpligtelse indregnes i balancen som en gældsforpligtelse, og leasingydelsens rentedel indregnes over kontraktens løbetid i resultatopgørelsen.

Op- og nedskrivninger

Der sker indregning af op- og nedskrivninger, når der sker en objektiv konstaterbar hændelse, som resulterer i en ændring i kvalitet, kapacitet eller fremtidig økonomisk nytte af anlægsaktivet. 

Op- og nedskrivningen af den bogførte værdi skal være væsentlig.

Varebeholdninger

Varebeholdninger indregnes som omsætningsaktiv, hvis der sker væsentlige forskydninger i lagerstørrelsen, og lagerets værdi overstiger kr. 100.000. Varebeholdninger, som overstiger en værdi på kr. 1 mio. på samme funktion, vil dog altid blive indregnet.

Varelageret værdiansættes til kostprisen inklusiv indirekte produktionsomkostninger til fremstilling af varerne.

Tilgodehavender

Tilgodehavender opgøres til kostpris, hvilket sædvanligvis svarer til nominel værdi.

Der foretages nedskrivning til imødegåelse af forventet tab til nettorealisationsværdien.

Egenkapital

Egenkapitalen opdeles i følgende:

  • Modpost for takstfinansierede aktiver
  • Modpost for selvejende institutioners aktiver
  • Modpost for skattefinansierede aktiver
  • Reserve for opskrivninger
  • Balancekonto.

 

De fire førstnævnte konti anvendes som modkonti i relation til omkostningsregistreringerne, mens balancekontoen modsvarer årets samlede drift, anlæg og finansiering samt eventuelle direkte posteringer på balancekontoen.

Feriepengeforpligtigelser

Der foretages beregning og hensættelser af skyldige feriedage og feriefridage over for blandt andet funktionærer.

Feriepengeforpligtelsen beregnes som 12,5 % af den feriepengeberettigede løn optjent i det forløbne kalenderår.

Feriefridagene beregnes som 2,5 % af den feriepengeberettigede løn optjent i det forløbne kalenderår.

Tjenestemandsforpligtigelser

Pensionsforpligtelser over for medarbejdere er som udgangspunkt afdækket via pensionsforsikringer. Dette gælder dog ikke altid eller i fuldt omfang for tjenestemænd.

For tjenestemænd foretages der en aktuarmæssig opgørelse af denne forpligtelse mindst hvert 5. år. I 2012 blev der foretaget en sådan opgørelse. 

Aktuaropgørelsen af forpligtelsen er baseret på en pensionsalder på 62 år og en opgørelsesrente på 2 % jf. Budget- og regnskabssystemet for kommuner.

Indregning i resultatopgørelsen

Følgende poster føres over resultatopgørelsen på minimum funktionsniveau. De steder, hvor regi- strering på omkostningssted er autoriseret (dag-institutioner, skolefritidsordninger og folkeskole), vil registreringerne ske på omkostningssted:

  • Afskrivninger
  • Forskydninger i varebeholdninger
  • Forskydning i feriepengeforpligtelser 
  • Forskydning i tjenestemandsforpligtelser
  • Nedskrivning til imødegåelse af tab på tilgodehavender.